Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Para consultas administrativas e inmobiliarias generales por favor escribir a: [email protected]
Para consultas legales y tributarias generales por favor escribir a: [email protected]
Procedimientos para trabajar con propietarios
- Solo aceptamos trabajar con la persona propietaria del bien inmueble, sea persona (s) natural (es), persona jurídica y/o su representante legal. Solo aceptamos promover y mercadear propiedades de las cuales han sido autorizadas por el propietario y firmado por el mismo, esta información será verificada en el registro público a través del número de finca. Si la persona propietaria del bien inmueble no reside en Panamá, es preferible contar con un abogado o apoderado y/o representante legal en el país, de no contar con ello, le podremos brindar el servicio por medio de nuestra firma legal Panama Finance Law & Co. https://www.financelaw.com.
pa/es - En caso de que el propietario desee vender el bien inmueble a través de nuestra empresa, deberá proporcionar como mínimo los siguientes documentos: Scan/Copia de la escritura original de compraventa, documentos de identificación de todos los propietarios y/o presidente y secretario de la entidad jurídica, carta de saldo de hipoteca (si aplica).
- Nuestra empresa hará una “Evaluación de Precio Competitivo” (EPC), por medio de bases de datos públicas o privadas y de este modo encontrar y determinar el precio correcto para vender la propiedad más rápido según el valor apropiado del mercado, este servicio lo brindamos sin costo adicional, salvo que sea un Avalúo Oficial como tal.
- Es preferible entregar o gestionar el avalúo (aceptado por bancos) del bien inmueble antes de su promoción, aunque el precio lo determine el mercado y la Evaluación de Precio Competitivo, nosotros como empresa podemos confeccionar a solicitud del cliente o su agente, un avalúo de “escritorio” de nuestra empresa, dicho avalúo no es aceptado por los bancos, solo sirve para tener un documento de respaldo para el valor de la propiedad.
- Luego de haber acordado sobre el precio de venta, nuestra empresa le ofrecerá comercializar su propiedad bajo nuestra Autorización por escrito, que le permitirá tener acceso a múltiples portales locales, con nuestros servicios legales incluidos en los honorarios de venta. El agente podrá enviarle al propietario el link de los anuncios para que sean revisados y el cliente valide que la información colocada es la correcta (antes de proceder con lo antes expuesto, verificar que el anuncio esté completo, bien redactado y sin faltas ortográficas y con las fotos adecuadas).
- Una vez realizado este proceso, se procederá a tomar las fotos de la propiedad. Es obligatorio tomar nuestras propias fotos del bien inmueble y que sean fotos profesionales. Es indispensable que, al momento de coordinar la sesión de fotos, la propiedad esté bien arreglada y limpia para garantizar que las fotos sean de calidad. Al momento de la sesión de fotos, es preferible que el propietario retire los artículos y/o muebles que no están incluidos en la venta o arriendo del bien inmueble. No se permitirá tomar fotos de internet o de otros anuncios, esto está totalmente prohibido, ni tampoco utilizar fotos brindadas por el propietario o terceras personas, ni tampoco fotos que muestran demasiados artículos particulares o privados.
- Para mostrar la propiedad, procederemos a registrar la cita por escrito con el propietario previo a llevar a la persona o agente externo con cliente, además de hacer un filtro básico y tener las generales o perfil del cliente, esto es con miras a informar al propietario de la persona que estamos llevando a mostrar su bien inmueble.
- Todo el contacto con el propietario será mediante el agente inmobiliario de lista, es decir, el agente que logró listar la propiedad y atender al propietario. Y a su vez, todo el contacto con el comprador o arrendatario será mediante el agente inmobiliario que lo represente sea este interno o externo, es decir, cada agente representara una mitad de la transacción en los que casos en que sea de esta forma, dado que pueden haber casos doble punta, en que un agente representa a ambas partes de la transacción, si ambas partes están de acuerdo con eso, en caso tal, pasaría a un negociación en base a mediación.
Procedimientos para trabajar con compradores o arrendatarios
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Recopilar los datos básicos de contacto de la persona, nombre completo, email, celular y sus necesidades (que necesita/que está buscando), además de lograr obtener un perfil general de la persona, en pocas palabras, saber con quién estamos tratando de manera general para poder brindarle el servicio necesario acorde a su perfil, esto es en beneficio de todas las partes, se llama “Conozca a tu Cliente".
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Al mismo tiempo, brindarle al cliente toda la información corporativa y profesional de la empresa, “Conozca a su Agente”, incluido, pero no limitado a: nombre de la empresa, licencia jurídica, dirección de oficina física, página web, materiales impresos, perfil corporativo de la compañía, etc.
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Brindarle al cliente propiedades acordes a su perfil, recopilar toda su documentación y debida diligencia para los contratos y asesorar al cliente de principio a fin hasta que se le entregue la llave de su inmueble alquilado o comprado.
- Identificarse mutuamente sobre sus empresas con licencia persona jurídica y/o licencia persona natural en caso de que aplique, esto es lo primero, es como tú “cedula” inmobiliaria, o enviar tarjeta de presentación de forma digital o en físico, por lo tanto, se le llama “tarjeta de presentación”. Es importante siempre presentarse profesional y educadamente. Preferible utilizar un whatsapp business como tiene la empresa y la mayoría de su personal, con el Gafete profesional de la empresa y demás información corporativa en el mismo celular.
- Si van a solicitar fotos e información adicional de la propiedad, por favor realizar las solicitudes por escrito, preferible por medio de comunicación de email corporativo, entendemos claramente que hoy en día estamos mucho en la calle, movilizándonos y atendiendo citas, entre otros asuntos, no obstante, en un mundo corporativo y profesional – lo que bienes raíces debería ser y es así para nosotros – debemos poder comunicarnos claramente con sus detalles corporativos por medio de correo electrónico.
- Por favor registrar sus clientes por escrito, esto es beneficioso para todas las partes, ya que nos servirá para ahorrarnos tiempo en caso tal estemos atendiendo al mismo cliente y para dejarle saber si ya se le ha mostrado la misma propiedad a la persona. Otro beneficio es que en caso tal el cliente contacte al agente luego por otros medios, ya éste lo registró con la propiedad que le va a mostrar, podría ser “contra intuitivo”, y si lo analizamos bien, es obvio por qué debemos registrar al cliente por escrito con el agente inmobiliario externo, y si estamos trabajando con un profesional inmobiliario serio (véase punto 1 y 2), no debería haber ningún problema. Otro beneficio adicional de esto es para evitar los famosos “clientes fantasmas” que a veces hacen “citas” que luego se “cancelan. A veces es solo para que un agente reciba fotos e información de la propiedad. Registremos a nuestros clientes para que podamos ahorrar tiempo y ser más profesionales.
Procedimientos de Compraventa de propiedades inmobiliarias en Panamá
- Mostrar Propiedades: Encontrar una propiedad que a su cliente le guste y negociar el precio y los términos de la venta con el vendedor o su agente inmobiliario:
Comprar bienes raíces puede ser un proceso más emocional que lógico, por lo que la propiedad debe hacerle click al comprador. Trata de conseguirle más de una propiedad al comprador, y no más de 3 a 5 en promedio, a menos que se encuentre dando un “tour de bienes raíces” gratis contigo. Entre más le muestras, más confusos pueden quedar y no tomar ninguna decisión.
Asegúrate de preguntar al comprador si está trabajando con otro Agente Inmobiliario ya que ustedes pueden coordinar las citas a cualesquiera otras propiedades que ellos quieran visitar con la idea de que se conviertan en su “Buyers Agent” o Agente Inmobiliario del Comprador, con el que el cliente estará trabajando, así no pierden su tiempo con clientes no-leales, especialmente si ustedes le están ofreciendo una gran experiencia de compra, valor agregado profesional y servicio de primer nivel. Los clientes necesitan sentirse que ustedes quieren complacerlos a ellos.
Periodo de tiempo: 1 día a 1 año (el menor escenario es cuando el comprador sabe lo que quiere, de 1 a 3 días se muestran las propiedades o en el lapso de 1 a 2 semanas por máximo). Puede que la compra sea de inmediato, o bien regrese entre 6 meses a 1 año a comprar, nunca debemos perder el contacto con los clientes.
- Negociación: Hacer una oferta, contraoferta y aceptación de oferta final, preferible con el uso de Documentos de Oferta que tiene la empresa, son documentos profesionales y legalmente vinculantes a las partes, lo cual facilita enormemente la negociación y cierre de transacciones.
De hecho, en las ocasiones en que tengamos “dualidad de agencia”, estamos encargados de velar por los intereses de ambos, por medio de una mediación colectiva acordada por las partes, i.e. tanto del comprador como del vendedor, y no hay nadie mejor que tú, experto en la rama de bienes raíces, para llegar rápido al “punto de equilibrio” entre todas las partes. Sin embargo, cada vez más o en la mayoría de las transacciones se da que hay un Agente del vendedor y un Agente del comprador.
Periodo de tiempo: 1 a 2 semanas en el mejor escenario o 3 a 4 semanas en comunicación asincrónica entre las partes, nuestra recomendación es siempre tratar de reunir a todas las partes por lo menos una sola vez en nuestras oficinas corporativas. Este aspecto siempre será crucial e importante en todo el proceso.
- Acuerdo de Reservación (“Acuerdo”) y/o Abono Inicial al Contrato Promesa de Compraventa (“Contrato”):
- El comprador puede proceder con un Acuerdo de Reserva y dar un depósito para asegurar la unidad y que la misma sea sacada de mercado, usualmente es un porcentaje del abono inicial. Lo usual es de $5,000 a $10,000 dependiendo del valor de la propiedad y realmente dependerá del mutuo convenir de las partes involucradas. La guía, experiencia y negociación del Agente de las respectivas partes, será clave en todo el proceso.
- El comprador puede irse directo al Contrato Promesa de Compraventa y dar un Abono Inicial al momento de la firma. Este abono debe ser como mínimo del 10% en los casos en que cuenta con pre aprobación bancaria verificada por el 90% restante o al contado, o puede ser del 20% en los casos en que cuente con pre aprobación bancaria verificada por el 80% restante o al contado.
- Nuestra oficina tiene tanto Acuerdos de Reserva como Contratos Promesa de Compraventa Machotes que son utilizados prácticamente en todas nuestras transacciones, para brindar una fiel garantía del proceso y garantizar el cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones derivadas del Acuerdo o Contrato.
- Financiamiento: Obtener financiamiento (cuando aplica) varía de banco a banco ya que cada uno de ellos posee sus propios requisitos, políticas y procedimientos. Hay una lista de documentos que deben ser entregados al banco para que el crédito del cliente sea analizado y luego, el Comité de Crédito del Banco pueda pre-aprobar la hipoteca emitiendo la “Carta Promesa de Pago Irrevocable”. Esta carta es entregada al vendedor luego de firmado el Contrato Promesa de Compraventa con los tiempos acordados por las partes en el “Contrato” y será hecha efectiva por medio de cheque gerencia emitido directamente por el banco, una vez la escritura final haya sido inscrita y haya quedado la finca, debidamente registrada en el Registro Público de Panamá a favor del comprador, quien, de ese momento en adelante, pasaría a ser el propietario del bien inmueble.
- Términos, Condiciones y Pago final: El comprador y el vendedor necesitan acordar los términos y condiciones que están tipificados en el contrato. Los términos más importantes de la negociación son: Estructura de pago y Cronograma, Los responsables de las gestiones (entiéndase todos los paz y salvos y demás documentos necesarios para finalizar la compraventa), quién actuará como Escrow Agent (o agente financiero o agente escrow de cuenta de plica), si es aplicable.
Periodo de tiempo para el Pago final: 1 semana a 15 días máximo (Es imperativo estar al tanto de los abogados) luego de la escritura haya sido inscrito en el Registro Público de Panamá.
- Inventario: Si la propiedad está siendo vendida con línea blanca, electrodomésticos, cortinas, o mobiliario, un inventario debe ser realizado. El inventario consiste en una lista de artículos y con fotografías preferiblemente (detalles específicos del producto, aparato, como la marca, o número de serie, deben ser incluidos en el mismo). Los inventarios pueden incluso hacerse por habitación. Este inventario es un anexo aparte del Contrato Promesa de Compraventa. Los bancos usualmente no aceptan Contratos con el inventario contenido dentro del contrato o como parte del precio de venta, esto debe ser realizado aparte.
- Otras consideraciones:
- El comprador puede estar comprando la propiedad al Contado o parcialmente Financiada, en cuyo caso la hipoteca debe ser ofrecida por un banco de la localidad. En ambos casos, una Carta Promesa de Pago Irrevocable es requerida para salvaguardarse del lavado de dinero y garantizar aún más la transacción.
- El vendedor, para vender la propiedad, necesita estar Paz y Salvo con el gobierno de Panamá, y es su deber o bien el de su abogado, ponerse al día en todos los temas pendientes para que la propiedad esté apta para su venta (esta información se amplía en el punto 9).
- El Paz y Salvo de Tasa Única también son necesarios cuando se trata de entidades jurídicas; y si la propiedad se encuentra bajo una Corporación y el comprador compra las acciones, el vendedor deberá pagar del 5% de Impuestos por la venta de acciones, al Estado Panameño, si se trata de una venta de una Sociedad Anónima.
- El vendedor o bien su abogado deben verificar el valor catastral de la propiedad en ANATI, a ver si él mismo ha sido actualizado o no, de lo contrario puede existir un período necesario para actualizarlo. Este valor se utiliza al momento de calcular y pagar el 3% de Impuesto sobre la renta de adelanto de ganancia de capital y el 2% impuesto de transferencia de bien inmueble, pues se escoge el mayor valor, entre el precio de venta o precio de valor catastral actualizado, para este último impuesto. Se verifica también si existe período de exoneración vigente para las mejoras de la propiedad, en cuanto al Impuesto de Inmueble se refiere, o si ésta exoneración ha sido o no inscrita para dicha propiedad y/o si aún se puede inscribir y el vendedor igual será el responsable de pagar su impuesto de bien inmueble y tramitar todos estos respectivos certificados de paz y salvos.
- El Contrato de Promesa de Compraventa y demás documentos relacionados, es válido solo en español, la versión de inglés puede ser usada como referencia, y si un traductor público autorizado es contratado, esto sería un costo adicional. Debe haber una cláusula que asegura que el extranjero entiende español, si no se contrata ese servicio.
- Para entidades jurídicas, se requiere Acta refrendada que autorice la compraventa de la propiedad, así como designe a la persona que está autorizada a firmar todos los documentos respectivos por parte de dicha entidad, usualmente es el representante legal de la entidad jurídica y/o puede ser otra persona relacionada o no con la entidad.
- Para completar el borrador del Contrato de Promesa Compraventa se necesita la siguiente información:
- Copia actualizada de la cédula o pasaporte del(os) vendedor(es) y comprador(es).
- Información de contacto del(os) vendedor(es) y comprador(es): email, dirección, teléfono de casa, oficina y celular.
- Establecer en el contrato final de compraventa, quien recibirá el pago final, para que el banco del Comprador emita la Carta Promesa de Pago Irrevocable y eventualmente el cheque de gerencia, de acuerdo con las instrucciones iniciales en el contrato original, para evitar demoras al final, esta Carta Cesión deberá ser dirigida al banco que emite la Carta Promesa de Pago. Si es entidad jurídica, deberá adicionalmente contar con Acta que aprueba dicha cesión de pago, que, a su vez, queda a discreción del banco aprobar o no.
- Minuta de Venta refrendada por un abogado de la localidad, el vendedor es responsable de esta gestión con su abogado.
- Si el propietario o representante legal de la finca objeto de la venta es un extranjero, éste deberá obtener previamente un número de identificación tributaria (8NT), ante la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas, el vendedor es responsable de esta gestión con su abogado.
- Para poder hacer cualquier gestión sobre la propiedad ante la DGI (Dirección General de Ingresos), se deberá gestionar un NIT que es el Número de Identificación Tributaria, el cual es un código privado, secreto e intransferible que solamente debe conocer el contribuyente y/o su abogado o representante legal. Es autorizado por la DGI (Dirección General de Ingresos), para identificar a los contribuyentes en sus transacciones tributarias que requieran confidencialidad. El NIT habilita al contribuyente para: Obtener información de sus saldos con la DGI, consultar las declaraciones juradas, pagos y otros actos presentados; y presentar declaraciones juradas interactivamente.
- Firma del Contrato de Promesa Compraventa por las partes:
Una vez que el banco del comprador haya recibido este contrato, una carta promesa de pago irrevocable es emitida por usualmente de un 80% al 90% del saldo pendiente a nombre de quien haya asignado el vendedor en el Contrato Promesa de Compraventa, quien puede ser el mismo.
Opción B: Si un Poder de Abogado (POA) ha sido otorgado por el vendedor, por ejemplo, a su Abogado en Panamá o una tercera persona, éste individuo actuará en representación del mismo a: la firma del contrato promesa de compraventa, del protocolo definitivo de compraventa ante, notarias, bancos, levantamientos de hipoteca, obtención y pagos de paz y salvos, recolección de fondos, y/o envío de transferencia final al vendedor, o todo lo que indique el Poder, que es un documento adicional aparte. Esto conlleva un costo adicional, pues la persona asignada con el POA deberá presentarse personalmente ante todas estas instancias privadas, gubernamentales, entre otras.
Periodo de Tiempo: 1 a 3 semanas, dependiendo si el vendedor firma el contrato, o si ha firmado un POA.
- Pago de impuestos y cualquier cargo adicional:
- Paz y Salvo de la DGI (Dirección General de Ingresos), Impuesto de Transferencia de Bien Inmueble: 2% del total del precio de venta o del valor catastral, cual sea más alto.
- Paz y Salvo de la DGI (Dirección General de Ingresos), Impuesto sobre la Renta en concepto de Adelanto de Ganancia de Capital: 3% del total del precio de venta (algunas personas pudieran asumir de forma equívoca que este 3% se cobra sobre la ganancia de capital de la misma propiedad el cual no es el caso).
- Paz y Salvo de la DGI (Dirección General de Ingresos), Impuesto de Bien Inmueble (Terreno y/o Mejoras).
- Paz y Salvo de Tasa Única: Impuesto de Sociedades Anónimas u otras entidades jurídicas.
- Paz y Salvo de Mantenimiento del P.H. (Propiedad Horizontal).
- Paz y Salvo de IDAAN (Agua).
- Gastos para registrar el Protocolo de Compraventa: si el banco financia al comprador, usualmente lo incluye en los gastos de cierre, si la compra es al contado, el comprador deberá pagar estos gastos de protocolo, notaría y registro público, el cual será cotizado de forma separada, el Contrato Promesa de Compraventa tiene una cláusula que indica que estos gastos corren por cuenta del Comprador.
- Gastos Legales (Abogados, de aplicar).
- Comisión de Corretaje de bienes raíces según Ley (usualmente 5% más el ITBMS del 7% según Ley o impuesto de ventas, sobre precio de venta).
Periodo de Tiempo: 1 a 4 semanas. Si hay una hipoteca previa que cancelar, la misma debe ser levantada antes de poder financiar la propiedad nuevamente (período adicional de aprox.1 mes).
- Firma de protocolo definitivo de venta, notarización e inscripción al Registro Público de Panamá: El Protocolo definitivo de venta necesita ser firmado por todas las partes. El protocolo de escritura es gestionado por el abogado del comprador en los casos que sea compraventa al Contado y firmado usualmente en la notaría que designe dicho abogado; y el protocolo de escritura es gestionado por el banco del comprador en los casos que sea compraventa financiada con Hipoteca y firmado usualmente en la sucursal que el banco designe en este caso.
Dentro del Registro Público de Panamá, el protocolo definitivo de compraventa puede tomar de 1-3 días si se paga la Alteración de Turno que es un servicio expreso, $300 aprox. actualmente es el costo adicional de este servicio que ofrece el gobierno de panamá, o 1 a 3 semanas si es inscrita bajo procedimiento regular.
Cuando la escritura sale del Registro Público, el vendedor puede hacer efectiva la Carta Promesa de Pago Irrevocable por lo que el banco del comprador emitirá el cheque de gerencia final por el saldo insoluto.
Periodo de Tiempo: 1 a 2 semanas para esperar la emisión del cheque dependiendo del banco.
- Poder de Abogado (POA) puede ser necesario si el comprador o vendedor no se encuentran en el país al momento de la firma del protocolo definitivo de compraventa. La firma del POA debe ser hecha en su país y debidamente traducida, notariada y apostillada. Nosotros hemos realizado varias transacciones de esta forma, por favor consultarnos sobre dichos procedimientos si aplican en su caso.
Periodo de Tiempo: 1 a 3 días hasta que ambas partes firmen el protocolo definitivo de venta. Cuando es una compraventa financiada por banco, el departamento legal de los bancos puede tomar 3 a 4 semanas extras hasta que los directivos del banco verifiquen y firmen esa escritura, y puede demorar de 1 a 3 días (con Alteración de Turno), o de 1 a 3 semanas dentro del Registro Público de Panamá.
- Pago Final y Liberación de los Fondos: El vendedor puede acercarse al banco del comprador para hacer efectiva su carta promesa de pago irrevocable a través de un Cheque de Gerencia por el saldo insoluto de la compraventa que haya quedado pendiente de la venta, el cual será entregado al vendedor una vez la propiedad haya sido debidamente registrada en nombre del comprador. Puede tomar de 3 a 5 días hábiles adicionales para hacer efectivo ese cheque en cualquier cuenta bancaria en Panamá.
Periodo de Tiempo: 1 a 15 días aprox.
RESUMEN SIMPLE - COMPRAVENTA DE UNA PROPIEDAD.
1. Vendedor. Aceptación de Precio ofertado por el Comprador.
2. Agente. Redacción de Documento de Oferta de Compra y gestionar las firmas de todas las partes.
3. Abogado. Redacción de Contrato Promesa de Compraventa.
4. Agente. Gestionar la cita, firmas de todas las partes y entrega del abono inicial.
5. Comprador. Envío de Contrato Promesa de Compraventa firmado al Banco, para gestionar la Carta Promesa de Pago Irrevocable, sea con fondos propios o por medio de crédito hipotecario aprobado.
6. Asuntos varios a ser cubiertos por las partes. Carta de Saldo de Hipoteca (de aplicar), avalúo aprobado por el Banco del comprador, obtención de seguros (incendio, vida, etc), etc.
7. Comprador. Firma de carta de términos y condiciones del banco para la emisión de la Carta Promesa de Pago Irrevocable.
8. Banco. Emisión de la Carta Promesa de Pago Irrevocable, la misma se entrega al agente, abogado o al vendedor de forma directa, dependiendo de como fue estructurada la transacción.
9. Impuestos. Pago de impuestos de inmueble, de transferencia de bien inmueble (2%) y adelanto al Impuesto Sobre la Renta en concepto de ganancia de capital por enajenación de bienes inmuebles (3%).
10. Paz y Salvos. Mantenimiento del P.H. e IDAAN.
11. Documentos Legales. Acta de Sociedad o Fundación que autoriza la venta, Acta de Cesión de Fondos para el banco del comprador, Minuta de Compraventa, Minuta de Cancelación/Desafectación/
12. Banco / Notaria. Confección del protocolo definitivo de compraventa y citación a todas las partes para ir a firmar.
13. Protocolo. Es enviado directamente al Registro Público para su inscripción y es en donde se registra el traspaso definitivo y se genera la Escritura Pública de Compraventa.
14. Vendedor. Debe ir al banco expedidor de la Carta Promesa de Pago Irrevocable con este documento en original para solicitar el Cheque o Cheques de Gerencia para la cancelación del saldo insoluto.
15. Comprador. Actualización de la Escritura Pública en ANATI, para reflejar adecuadamente que la propiedad recién comprada ya está a nombre del comprador con los valores actualizados al precio de compra reciente.
16. Agente. Gestionar la entrega de las llaves al Comprador, quien ahora es el nuevo propietario.
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